Zapytanie pisemne w sprawie wszystkich konferencji, szkoleń, seminariów, warsztatów oraz innych wydarzeń organizowanych lub finansowanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej od dnia 13 grudnia 2023 r.

Przez „wydarzenia” rozumiem w szczególności wszelkiego rodzaju konferencje, kongresy, fora, seminaria, sympozja, szkolenia, warsztaty, spotkania eksperckie, spotkania konsultacyjne, narady, wydarzenia promocyjne, wydarzenia informacyjne, panele dyskusyjne, debaty, wyjazdy o charakterze szkoleniowym lub konferencyjnym, a także wszelkie inne przedsięwzięcia o charakterze merytorycznym, organizacyjnym, edukacyjnym, promocyjnym lub wizerunkowym, niezależnie od ich formalnej nazwy.

Jako poseł na Sejm Rzeczypospolitej Polskiej jestem zobowiązany do wykonywania funkcji kontrolnej wobec administracji rządowej oraz do podejmowania działań zmierzających do zapewnienia przejrzystości życia publicznego. Jednym z podstawowych obowiązków posła jest weryfikowanie sposobu wydatkowania środków publicznych, badanie zasadności podejmowanych działań przez organy administracji rządowej oraz uzyskiwanie informacji istotnych z punktu widzenia interesu publicznego.

Sprawa ta ma szczególne znaczenie, ponieważ wszelkie wydatki ponoszone przez ministerstwa na organizację różnego rodzaju wydarzeń są finansowane ze środków publicznych, a więc ze środków pochodzących od obywateli. Obywatele mają prawo wiedzieć, na jakie cele przeznaczane są środki budżetowe, jaka jest rzeczywista skala tych wydatków, jakie podmioty czerpią z nich korzyści oraz czy wydatki te pozostają uzasadnione, celowe i proporcjonalne.

Wydarzenia organizowane przez ministerstwa bardzo często nie ograniczają się wyłącznie do prostych spotkań roboczych, lecz obejmują szeroki katalog działań generujących konkretne koszty, takie jak wynajem powierzchni, obsługa techniczna, promocja, transport, noclegi, catering, honoraria dla prelegentów, zakup materiałów informacyjnych i szkoleniowych czy zlecanie usług podmiotom zewnętrznym. Z tego względu pełna informacja dotycząca takich przedsięwzięć jest niezbędna dla oceny, czy środki publiczne wydatkowane są w sposób racjonalny, oszczędny i zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami publicznymi.

Jest to szczególnie istotne w realiach obecnego funkcjonowania administracji rządowej, gdy opinia publiczna oczekuje pełnej transparentności, rzetelności i jawności działań podejmowanych przez organy władzy wykonawczej. Każde ministerstwo powinno być gotowe do przedstawienia szczegółowych danych dotyczących organizowanych lub finansowanych wydarzeń, zwłaszcza gdy dotyczą one wydatkowania pieniędzy publicznych. Zakres informacji objętych niniejszym zapytaniem ma charakter całkowicie uzasadniony z punktu widzenia funkcji kontrolnej posła oraz prawa obywateli do informacji o działalności organów państwa.

Uzyskanie odpowiedzi na poniższe pytania jest konieczne dla dokonania rzeczywistej oceny skali, struktury oraz zasadności wydatków ponoszonych przez ministerstwo od dnia 13 grudnia 2023 roku na wszelkiego rodzaju wydarzenia o charakterze konferencyjnym, szkoleniowym, promocyjnym, eksperckim i organizacyjnym.

W związku z powyższym proszę o odpowiedź na następujące pytania:

I. Dane ogólne

1. Ile łącznie wydarzeń zostało zorganizowanych, współorganizowanych, zleconych lub sfinansowanych przez ministerstwo od dnia 13 grudnia 2023 roku do dnia udzielenia odpowiedzi na niniejsze zapytanie?
2. Proszę o podanie liczby tych wydarzeń z podziałem na:
   a) konferencje,
   b) szkolenia,
   c) seminaria,
   d) sympozja,
   e) warsztaty,
   f) spotkania eksperckie,
   g) spotkania konsultacyjne,
   h) wydarzenia promocyjne,
   i) wydarzenia informacyjne,
   j) inne wydarzenia – z dokładnym wskazaniem ich rodzaju i charakteru.
3. Proszę o przedstawienie wykazu wszystkich wydarzeń w układzie chronologicznym wraz z podaniem:
   a) dokładnej daty każdego wydarzenia,
   b) miejsca organizacji każdego wydarzenia,
   c) pełnej nazwy wydarzenia,
   d) przedmiotu, tematu lub zakresu danego wydarzenia,
   e) celu organizacji danego wydarzenia,
   f) komórki organizacyjnej ministerstwa odpowiedzialnej za organizację, współorganizację, zlecenie lub finansowanie danego wydarzenia.

II. Koszty – ujęcie zbiorcze

1. Jaki był łączny koszt wszystkich wydarzeń objętych niniejszym zapytaniem?
2. Jaka była łączna kwota wydatkowana bezpośrednio z budżetu ministerstwa na wszystkie te wydarzenia?
3. Jaka była łączna wartość środków pokrytych przez współorganizatorów, partnerów, sponsorów lub inne podmioty zewnętrzne?
4. Jaki był całkowity koszt wszystkich wydarzeń łącznie, niezależnie od źródła finansowania?

III. Koszty – ujęcie szczegółowe dla każdego wydarzenia oddzielnie

1. Proszę o szczegółowe rozbicie kosztów każdego wydarzenia z osobna, z uwzględnieniem wszystkich pozycji kosztowych, w tym w szczególności:
   a) kosztu wynajmu sali, obiektu lub powierzchni,
   b) kosztu obsługi technicznej, w tym nagłośnienia, oświetlenia, sprzętu multimedialnego, transmisji online, rejestracji audio-wideo lub realizacji technicznej,
   c) kosztu cateringu,
   d) kosztu zakwaterowania uczestników, prelegentów, trenerów, ekspertów lub pracowników,
   e) kosztu transportu,
   f) kosztu materiałów konferencyjnych, szkoleniowych, promocyjnych lub informacyjnych,
   g) kosztu honorariów, wynagrodzeń lub innych świadczeń dla prelegentów, trenerów, ekspertów, moderatorów lub prowadzących,
   h) kosztu promocji, reklamy i obsługi medialnej wydarzenia,
   i) kosztu usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne, w tym agencje eventowe, PR, marketingowe, szkoleniowe lub doradcze,
   j) wszelkich innych kosztów – z dokładnym wskazaniem ich rodzaju oraz wysokości.
2. Proszę o wskazanie, jaka część kosztów każdego wydarzenia została pokryta przez ministerstwo:
   a) kwotowo,
   b) procentowo.
3. Proszę o wskazanie, jaka część kosztów każdego wydarzenia została pokryta przez podmioty współorganizujące, partnerów lub inne podmioty zewnętrzne:
   a) kwotowo,
   b) procentowo.

IV. Uczestnicy, prelegenci, trenerzy i eksperci

1. Ilu prelegentów, trenerów, ekspertów, moderatorów lub prowadzących brało udział w każdym wydarzeniu?
2. Proszę o wskazanie, którzy z nich otrzymali wynagrodzenie, honorarium lub inne świadczenie pieniężne albo niepieniężne w związku z udziałem w wydarzeniu.
3. Proszę o podanie wysokości wynagrodzenia, honorarium lub innego świadczenia przypadającego na każdą z tych osób.
4. Ilu uczestników brało udział w każdym wydarzeniu:
   a) stacjonarnie,
   b) zdalnie lub online – jeśli dotyczy?

V. Współorganizatorzy i partnerzy

1. Jakie podmioty były współorganizatorami, partnerami lub innymi podmiotami zaangażowanymi w organizację poszczególnych wydarzeń?
2. Proszę o wskazanie nazwy każdego takiego podmiotu oraz określenie jego statusu, w szczególności czy był to:
   a) inny organ administracji publicznej,
   b) jednostka podległa lub nadzorowana,
   c) spółka z udziałem Skarbu Państwa,
   d) fundacja,
   e) stowarzyszenie,
   f) organizacja pozarządowa,
   g) uczelnia,
   h) instytut badawczy,
   i) firma prywatna,
   j) inny podmiot – z doprecyzowaniem.
3. Jaki był zakres organizacyjnego oraz finansowego zaangażowania każdego ze współorganizatorów lub partnerów?
4. Jaką dokładnie kwotę pokrył każdy ze współorganizatorów lub partnerów w odniesieniu do każdego wydarzenia?

VI. Zamówienia, umowy i wykonawcy

1. Czy w związku z organizacją, współorganizacją, zleceniem lub finansowaniem poszczególnych wydarzeń zawierano umowy z podmiotami zewnętrznymi?
2. Jeżeli tak, proszę o wskazanie w odniesieniu do każdej umowy:
   a) przedmiotu umowy,
   b) daty jej zawarcia,
   c) wartości umowy,
   d) nazwy wykonawcy,
   e) trybu wyboru wykonawcy,
   f) informacji, czy umowa była zawarta w trybie przewidzianym w przepisach o zamówieniach publicznych.
3. Czy przy organizacji poszczególnych wydarzeń korzystano z usług jednej lub kilku stałych firm zewnętrznych? Jeżeli tak, proszę o wskazanie tych podmiotów oraz zakresu świadczonych przez nie usług.

VII. Celowość i efektywność

1. Czy ministerstwo przeprowadzało analizę zasadności, celowości lub efektywności organizacji poszczególnych wydarzeń?
2. Jeżeli tak, jakie kryteria były brane pod uwagę przy ocenie zasadności i efektywności tych wydarzeń?
3. Czy sporządzano raporty, notatki, podsumowania lub inne dokumenty oceniające przebieg, rezultaty lub zasadność organizacji poszczególnych wydarzeń?
4. Jeżeli tak, proszę o wskazanie, jakie były najważniejsze wnioski z tych analiz.
5. Czy ministerstwo posiada wewnętrzne wytyczne, procedury lub zasady dotyczące organizacji konferencji, szkoleń, seminariów, warsztatów i innych wydarzeń finansowanych ze środków publicznych? Jeżeli tak, proszę o przedstawienie informacji na ten temat.

Proszę o udzielenie pełnej, szczegółowej i wyczerpującej odpowiedzi, obejmującej wszystkie wskazane wyżej kategorie wydarzeń oraz wszystkie żądane informacje dotyczące okresu od dnia 13 grudnia 2023 roku do dnia udzielenia odpowiedzi na niniejsze zapytanie.