Interpelacja w sprawie zobowiązywania gmin do zakupu we własnym zakresie kart kryptograficznych niezbędnych do wykonywania zadań zleconych w Systemie Rejestrów Państwowych

Szanowny Panie Premierze!

Zrzeszenie Gmin Województwa Lubuskiego przedstawiło swoje stanowisko w sprawie nieprawidłowej praktyki stosowanej przez Centralny Ośrodek Informatyki w zakresie przyznania dostępu pracownikom urzędów gmin i urzędów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych. Nieprawidłowość dotyczy uzależnienia przyznania rzeczonego dostępu do SRP w celu wykonywania zadań zleconych z zakresu spraw obywatelskich od zakupu przez gminę karty kryptograficznej i dostarczenia wraz z wnioskiem A do Centralnego Ośrodka Informatyki z siedzibą w Łodzi. W przypadku niedostarczenia wraz z wnioskiem A zakupionej ze środków własnych gminy karty kryptograficznej, Centralny Ośrodek Informatyki odmawia realizacji wniosku.

Powyższa praktyka jest nieakceptowana przez gminy, bowiem jest niezgodna z przepisami prawa oraz Polityką Bezpieczeństwa Informacji SRP. Z tego powodu zapis w pkt 1.2.1 instrukcji wypełniania wniosku o dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) - Użytkownicy aplikacji „Źródło” (wniosek A), który stanowi, że wraz z wnioskiem należy dostarczyć kartę kryptograficzną o specyfikacji zgodnej z dokumentem Specyfikacja kart kryptograficznych dla SRP, dostępnej na stronie https://www.gov.pl/$ryzacja/jak-uzyskac-dostep-do-srp, wymaga natychmiastowego usunięcia.

Wskazać należy, że zgodnie z przepisami ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (art. 5 ust. 2 pkt 3), ustawy o ewidencji ludności (art. 6 ust. 2 pkt 3) oraz ustawy o dowodach osobistych (art. 55 ust. 2 pkt 3), minister właściwy do spraw informatyzacji zapewnia utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego, rejestru PESEL, rejestru dowodów osobistych, w tym zapewnia dostępność systemu teleinformatycznego, w którym ww. rejestry są prowadzone, dla podmiotów przetwarzających w nich dane.

Takimi podmiotami są gminy i urzędy stanu cywilnego. Powyższe jednoznacznie wskazuje, że minister właściwy do spraw informatyzacji ma obowiązek zapewnić, aby pracownicy urzędów gmin i urzędów stanu cywilnego mogli mieć dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych, w którym znajdują się ww. rejestry. Jest to jedyna możliwość, która jest warunkiem niezbędnym do prawidłowego wykonywania zadań zleconych z zakresu spraw obywatelskich przez wskazane urzędy. Integralnym elementem Systemu Rejestrów Państwowych jest karta kryptograficzna, która jest nośnikiem certyfikatu uprawniającego pracownika urzędu gminy i urzędu stanu cywilnego do dostępu do ww. rejestrów.

Nie ma przepisu w polskim systemie prawa, który zobowiązywałby gminę do zapewnienia jakichkolwiek komponentów Systemu Rejestrów Państwowych, w tym karty kryptograficznej, w celu realizacji zadań zleconych. Podnieść także należy, iż dokonanie zakupu ze środków własnych jakichkolwiek środków rzeczowych do realizacji zadań zleconych jest niezgodne z przepisami o finansach publicznych i stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Pogląd ten jest ugruntowany w orzecznictwie sądowym oraz stanowiskach regionalnej izby obrachunkowej.

Dodatkowo, przedstawiciele Zrzeszenia Gmin Województwa Lubuskiego wskazują konieczność opracowania nowej procedury związanej z otrzymaniem dostępu do SRP przez pracowników urzędów gmin i urzędów stanu cywilnego, bowiem obecna procedura jawi się jako archaiczna, zbiurokratyzowana i prowadząca do nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych. W dobie powszechnej komunikacji elektronicznej nie do zaakceptowania jest rozwiązanie, że wniosek A musi mieć postać papierową i być przekazywany do COI korespondencją listowną. Taki model komunikacji w sposób nieuzasadniony wydłuża procedurę i naraża gminę na koszty. Należy mieć na uwadze, że utrata dostępu do SRP ma często charakter losowy (uszkodzenie karty, nagła nieobecność pracownika, rozwiązanie stosunku pracy) i z tego powodu nie da się przewidzieć, kiedy taka okoliczność wystąpi. Obecna procedura jest bardzo czasochłonna i według informacji od gmin i urzędów stanu cywilnego średni czas oczekiwania na wygenerowanie certyfikatów i przesłanie ich na karcie do urzędu gminy wynosi około 3 tygodnie. Biorąc pod uwagę, że około 70% gmin ma jedno stanowisko pracy do realizacji zadań zleconych, oczekiwanie przez 3 tygodnie na nowy certyfikat paraliżuje możliwość wykonywania zadań zleconych. Taka sytuacja bardzo negatywnie dotyka obywateli, którzy są wówczas pozbawieni możliwości załatwienia sprawy w miejscu zamieszkania. Należy zatem niezwłocznie wdrożyć rozwiązania, które wyeliminują sztuczne bariery biurokratyczne.

Mając na uwadze powyższe uprzejmie proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jakie jest stanowisko Pana Premiera w przedstawionej sprawie?
2. Czy wobec argumentów przedstawicieli Zrzeszenia Gmin Województwa Lubuskiego Centralny Ośrodek Informatyki zaprzestanie opisanej powyżej praktyki i będzie realizować kierowane przez gminy wnioski A o dostęp do SRP zgodnie z przepisami prawa? Czy nastąpi usunięcie ww. zapisu w pkt 1.2.1 z instrukcji wypełniania wniosku o dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) - Użytkownicy aplikacji „Źródło” (wniosek A)?
3. Czy minister cyfryzacji opracuje nową procedurę związaną z otrzymaniem dostępu do SRP przez pracowników urzędów gmin i urzędów stanu cywilnego?
4. Czy nastąpi zmiana, dzięki której wniosek A będzie miał wyłącznie postać elektroniczną (dedykowany formularz) i po wypełnieniu oraz podpisaniu przez osobę uprawnioną podpisem elektronicznym będzie mógł być wysłany do COI poprzez np. system e-doręczeń lub ePUAP?
5. Czy istnieje możliwość wprowadzenia takich zmian, by alternatywnie wniosek A mógł być wysłany poprzez moduł zleceń do COI bezpośrednio z SRP przez osobę, która pełni w gminie lub w usc funkcję Lokalnego Administratora Ról? Po otrzymaniu wniosku A Centralny Ośrodek Informatyki byłby zobowiązany, aby w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze rozpatrzyć wniosek i przekazać certyfikat na karcie kryptograficznej do siedziby wnioskodawcy. Karty kryptograficzne Centralny Ośrodek Informatyki zakupywałby we własnym zakresie, co zapewniłoby, że ich parametry techniczne byłyby zgodne z wymogami technicznymi funkcjonowania SRP, a tym samym skróciłoby to czas realizacji wniosku.

Z wyrazami szacunku

Posłanka Katarzyna Osos