Interpelacja w sprawie stosowania przepisów dotyczących Centralnego Rejestru Umów jednostek sektora finansów publicznych

Szanowny Panie Ministrze,

do mojego biura poselskiego wpływają liczne sygnały od przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego - gmin, powiatów oraz ich jednostek organizacyjnych, dotyczące poważnych trudności interpretacyjnych związanych z realizacją obowiązków wynikających z przepisów o Centralnym Rejestrze Umów. Problem ma charakter powszechny i dotyczy wielu samorządów w całej Polsce.

Samorządowcy wskazują, że różne firmy szkoleniowe, kancelarie prawne oraz podmioty zajmujące się wdrażaniem Centralnego Rejestru Umów przedstawiają odmienne interpretacje obowiązujących przepisów. W konsekwencji jednostki sektora finansów publicznych nie mają pewności, jakie zdarzenia należy ujawniać w rejestrze, a jakie pozostają poza jego zakresem. Brak jednolitej wykładni prawa powoduje ryzyko zarówno niewykonania obowiązków ustawowych, jak i nadmiernego ujawniania informacji oraz generuje znaczne obciążenia organizacyjne.

Szczególne wątpliwości budzi kwestia, czy obowiązek ujawniania informacji w Centralnym Rejestrze Umów obejmuje również pojedyncze zakupy gotówkowe lub zakupy udokumentowane wyłącznie pojedynczą fakturą.

Jeżeli odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, zasadnym wydaje się rozważenie, czy bardziej efektywnym rozwiązaniem nie byłoby wykorzystanie danych zgromadzonych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) poprzez utworzenie publicznego rejestru faktur dotyczących jednostek sektora finansów publicznych. Takie rozwiązanie mogłoby zapewnić transparentność wydatkowania środków publicznych przy jednoczesnym ograniczeniu obowiązków administracyjnych po stronie jednostek samorządu terytorialnego.

W związku z powyższym zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy obowiązek ujawnienia informacji w Centralnym Rejestrze Umów jednostek sektora finansów publicznych obejmuje zakup dokonany na podstawie ustnych uzgodnień, udokumentowany następnie wyłącznie fakturą, paragonem albo innym dowodem księgowym, jeżeli przed dokonaniem zakupu nie sporządzono zamówienia, zlecenia, umowy ani innego dokumentu utrwalającego oświadczenia woli stron?

2. Czy sama faktura, jako dokument wystawiany jednostronnie przez sprzedawcę już po dokonaniu sprzedaży lub wykonaniu usługi, może zostać uznana za dokument potwierdzający zawarcie umowy w formie dokumentowej, czy też dla powstania obowiązku ujawnienia informacji w CRU konieczne jest wcześniejsze utrwalenie oświadczeń woli obu stron albo co najmniej jednej ze stron w sposób odpowiadający wymaganiom formy dokumentowej?

3. Czy obowiązkowi ujawnienia w CRU podlegają zamówienia składane pocztą elektroniczną, przez formularz internetowy, sklep internetowy, platformę sprzedażową, konto klienta, system wykonawcy albo poprzez zaakceptowanie oferty lub regulaminu, w tym zakupy dokonywane przez użycie przycisku „zamawiam i płacę”, nawet jeżeli nie sporządzono odrębnego dokumentu oznaczonego jako umowa lub zamówienie?

4. Czy obowiązkowi ujawnienia w CRU podlegają drobne zakupy dokonywane przez pracowników gotówką albo kartą służbową, w szczególności zakupy materiałów biurowych, artykułów spożywczych, paliwa, części, wyposażenia oraz usług niezbędnych do bieżącego funkcjonowania jednostki? Jeżeli tak, który moment należy uznać za datę zawarcia takiej umowy?

5. W jaki sposób należy kwalifikować powtarzające się zakupy dokonywane u tego samego wykonawcy? Czy każdy zakup, każde zamówienie albo każda faktura stanowią odrębną umowę podlegającą ujawnieniu, czy też kolejne zakupy mogą być traktowane jako realizacja jednego – również dorozumianego - stosunku umownego? Jak należy postępować w przypadku sukcesywnych zakupów paliwa, materiałów biurowych, artykułów spożywczych, usług serwisowych, dostaw mediów, abonamentów i licencji?

6. W jaki sposób należy ustalać wartość umowy podlegającą ujawnieniu w CRU w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony, umów zależnych od faktycznego zużycia, sukcesywnych dostaw i usług, wynagrodzenia kosztorysowego lub zmiennego, prawa opcji, automatycznie odnawianych abonamentów i licencji oraz umów, których ostateczna wartość jest znana dopiero po wykonaniu świadczenia?

7. Czy Ministerstwo Finansów może przedstawić jednoznaczny i możliwie wyczerpujący katalog czynności niepodlegających ujawnieniu w CRU, obejmujący w szczególności:

• podatki i inne daniny publiczne,
• opłaty administracyjne, sądowe i skarbowe,
• opłaty za wypisy, mapy i korzystanie z rejestrów publicznych,
• składki członkowskie,
• dotacje i inne transfery środków publicznych,
• świadczenia pracownicze,
• zwroty kosztów,
• rozliczenia podróży służbowych,
• odszkodowania,
• ugody,
• rozliczenia pomiędzy jednostkami organizacyjnymi tej samej jednostki samorządu terytorialnego?

8. Na którym etapie wewnętrznego obiegu dokumentów jednostka powinna dokonywać kwalifikacji danego zdarzenia do CRU: przy zgłoszeniu zapotrzebowania, złożeniu zamówienia lub zlecenia, zawarciu umowy, wpływie faktury, opisie dokumentu księgowego czy zatwierdzeniu wydatku do zapłaty?

9. Jak należy postępować w przypadku umów rozliczanych na podstawie wielu faktur, faktur częściowych, zaliczkowych lub korygujących? Czy wystawienie faktury korygującej powoduje obowiązek aktualizacji wpisu w CRU, jeżeli nie doszło do zmiany treści umowy? W jakich sytuacjach należy aktualizować wartość umowy, status jej realizacji albo datę zakończenia obowiązywania?

10. Czy system Centralnego Rejestru Umów zostanie wyposażony w funkcjonalności umożliwiające zbiorczy import danych, automatyczną walidację wpisów, wykrywanie duplikatów, uzgadnianie danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz generowanie potwierdzeń i raportów dokumentujących terminowe wykonanie obowiązków na potrzeby kontroli zarządczej, audytu oraz kontroli regionalnych izb obrachunkowych?

11. Jak należy organizować realizację obowiązku prowadzenia CRU w przypadku gminy, urzędu gminy oraz jednostek obsługiwanych przez centrum usług wspólnych lub urząd? W szczególności:

• czy jedna upoważniona osoba może obsługiwać konta wielu jednostek,
• kto powinien dokonywać wpisu do CRU,
• na koncie której jednostki należy ujawnić umowę zawartą przez urząd gminy, lecz finansowaną z planu finansowego innej jednostki organizacyjnej?

Jednocześnie zwracam się z prośbą o rozważenie opracowania i opublikowania oficjalnych wytycznych Ministerstwa Finansów dotyczących stosowania przepisów o Centralnym Rejestrze Umów. Jednolita interpretacja przepisów pozwoliłaby ograniczyć ryzyko błędów, zapewnić jednolitą praktykę w skali kraju oraz zmniejszyć obciążenia organizacyjne jednostek sektora finansów publicznych.