Interpelacja w sprawie konieczności zmiany przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji z wyborów

Szanowny Panie Premierze,

do mojego biura poselskiego zgłosił się pracownik archiwum – urzędnik państwowy zatrudniony w jednym z archiwów państwowych – który zwraca uwagę na realny i rosnący problem związany z obowiązkiem przechowywania przez archiwa państwowe dokumentacji niearchiwalnej z wyborów (kart do głosowania, list wyborczych) przez okres co najmniej 5 lat, zgodnie z art. 8 § 1a ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy oraz rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 października 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1985).

Praktyka ta, wynikająca ze zmian wprowadzonych po wyborach samorządowych w 2014 roku, prowadzi do dużego zaangażowania środków publicznych. Archiwa państwowe, które już dziś nie dysponują wystarczającą powierzchnią magazynową do przechowywania dokumentacji o charakterze wieczystym, są zmuszone do wynajmowania powierzchni komercyjnych lub korzystania z odpłatnych usług przechowywania dokumentacji.

Przykład jednego z archiwów średniej wielkości wskazuje, że miesięczny koszt przechowywania 1320 mb dokumentacji wynosi obecnie około 20 000 zł brutto, co rocznie daje koszt bliski ćwierć miliona złotych. Szacunki na rok 2025 mówią już o wydatkach rzędu pół miliona złotych – tylko dla jednego archiwum. W skali kraju oznacza to roczne obciążenie budżetu państwa na poziomie co najmniej 9-12 milionów złotych, a w kolejnych latach – nawet podwojenie tej kwoty. Do tego doliczyć należy koszty transportu dokumentacji z gmin, a także koszty jej utylizacji.

Wszystko to odbywa się w sytuacji, gdy dokumentacja ta nie posiada żadnej wartości historycznej, naukowej ani dowodowej – a jedynie charakter techniczny i krótkotrwały. W szczególności, iż po podjęciu decyzji Sądu Najwyższego o ważności wyborów – dokumenty te tracą niemal całkowitą wartość.

W związku z powyższym zwracam się do Pana Premiera z następującymi pytaniami:

1. Czy rząd planuje nowelizację Kodeksu wyborczego oraz odpowiednich rozporządzeń wykonawczych w celu ograniczenia czasu obowiązkowego przechowywania dokumentacji z wyborów do niezbędnego minimum?

2. Czy rząd przeprowadził analizę kosztów ponoszonych przez archiwa państwowe w związku z przechowywaniem tej dokumentacji oraz ich wpływu na realizację ustawowych zadań archiwów? Jeżeli tak, to czy znana jest kwota kosztów ponoszonych przez państwo na archiwizację dokumentów wynikających z rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 października 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1985)? Jak ta kwota prezentowała się od momentu wejścia w życie rozporządzenia w poszczególnych latach?

3. Czy rząd zamierza dokonać przeglądu zasad kwalifikacji dokumentacji wyborczej jako niearchiwalnej?

Z wyrazami szacunku

Adam Gomoła
Poseł na Sejm RP