Interpelacja w sprawie wszystkich konferencji, szkoleń, seminariów, warsztatów oraz innych wydarzeń organizowanych lub finansowanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych od dnia 13 grudnia 2023 r.

Składam interpelację w sprawie wszystkich wydarzeń organizowanych, współorganizowanych, zlecanych lub finansowanych - w całości bądź w części - przez ministerstwo od dnia 13 grudnia 2023 roku do dnia udzielenia odpowiedzi na niniejszą interpelację.

Przez „wydarzenia” rozumiem w szczególności: konferencje, kongresy, fora, seminaria, sympozja, szkolenia, warsztaty, spotkania eksperckie, spotkania konsultacyjne, narady wyjazdowe, wydarzenia promocyjne, wydarzenia informacyjne oraz wszelkie inne przedsięwzięcia o charakterze merytorycznym, edukacyjnym, promocyjnym lub organizacyjnym - niezależnie od ich formalnej nazwy.

W kontekście wydatków administracji publicznej po zmianie rządu w dniu 13 grudnia 2023 roku konieczne jest zapewnienie pełnej transparentności w zakresie organizacji wydarzeń o charakterze konferencyjnym, szkoleniowym i promocyjnym. Obywatele mają prawo wiedzieć, jakie środki publiczne zostały przeznaczone na tego typu działania oraz czy były one uzasadnione merytorycznie i ekonomicznie.

W związku z powyższym proszę o odpowiedź na następujące pytania:

I. Dane ogólne

1. Ile łącznie wydarzeń zostało zorganizowanych, współorganizowanych lub sfinansowanych przez ministerstwo od dnia 13 grudnia 2023 roku?

2. Proszę o podanie liczby wydarzeń z podziałem na:
   a) konferencje,
   b) szkolenia,
   c) seminaria i sympozja,
   d) warsztaty,
   e) spotkania eksperckie i konsultacyjne,
   f) inne wydarzenia (z dokładnym wskazaniem ich charakteru).

3. Proszę o przedstawienie wykazu wszystkich wydarzeń w układzie chronologicznym wraz z podaniem:
   a) daty (dzień, miesiąc, rok),
   b) miejsca (miasto i obiekt),
   c) tematu i celu wydarzenia,
   d) komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za organizację.

II. Koszty - ujęcie zbiorcze

1. Jaki był łączny koszt wszystkich wydarzeń w analizowanym okresie?

2. Jaka była łączna kwota wydatkowana bezpośrednio z budżetu ministerstwa?

3. Jaka była łączna kwota finansowania pochodząca od współorganizatorów lub partnerów zewnętrznych?

III. Koszty - ujęcie szczegółowe (dla każdego wydarzenia oddzielnie)

1. Proszę o szczegółowe rozbicie kosztów każdego wydarzenia z osobna, obejmujące w szczególności:
   a) koszt wynajmu sali/obiektu,
   b) koszt obsługi technicznej (nagłośnienie, oświetlenie, transmisja online, realizacja audio-wideo),
   c) koszt cateringu,
   d) koszt zakwaterowania uczestników i prelegentów,
   e) koszt transportu (w tym transportu lotniczego, kolejowego, samochodowego),
   f) koszt materiałów promocyjnych i szkoleniowych,
   g) koszt honorariów prelegentów, trenerów i ekspertów (z wyszczególnieniem stawek jednostkowych),
   h) koszt obsługi medialnej i promocji,
   i) koszt usług zewnętrznych (agencje eventowe, PR, marketing, firmy szkoleniowe),
   j) inne koszty - wraz z dokładnym określeniem ich charakteru oraz wysokości.

2. Jaką część kosztów każdego wydarzenia pokryło ministerstwo (kwotowo i procentowo)?

IV. Uczestnicy i prelegenci

1. Ilu prelegentów, trenerów lub ekspertów brało udział w każdym wydarzeniu?

2. Którzy z nich otrzymali wynagrodzenie? Proszę o podanie wysokości wynagrodzenia brutto dla każdej osoby.

3. Ilu uczestników brało udział w każdym wydarzeniu (z podziałem na uczestników stacjonarnych i online, jeśli dotyczy)?

V. Współorganizatorzy i tryb zleceń

1. Jakie podmioty były współorganizatorami lub partnerami poszczególnych wydarzeń (instytucje publiczne, spółki Skarbu Państwa, fundacje, organizacje pozarządowe, firmy prywatne)?

2. Jaki był zakres ich zaangażowania organizacyjnego i finansowego (z podaniem dokładnych kwot)?

3. Czy w związku z organizacją wydarzeń zawierano umowy w trybie zamówień publicznych? Jeśli tak, proszę o wskazanie:
   a) trybu udzielenia zamówienia,
   b) wartości zamówienia,
   c) nazwy wykonawcy.

VI. Ocena efektywności

1. Czy ministerstwo przeprowadzało analizę efektywności organizowanych wydarzeń (konferencji, szkoleń i innych form spotkań)?

2. Jeżeli tak, jakie wskaźniki efektywności były stosowane oraz jakie były wyniki tych analiz?

3. Czy sporządzano raporty podsumowujące zasadność organizacji poszczególnych wydarzeń w relacji do poniesionych kosztów?

Proszę o udzielenie szczegółowej, wyczerpującej odpowiedzi w ustawowym terminie.