Interpelacja w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich

Szanowny Panie Ministrze,

do mojego biura poselskiego docierają liczne sygnały od obywateli, którzy mają problemy z uzyskaniem dostępu do dokumentów swoich zmarłych bliskich. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których obywatele starają się o dostęp do dokumentacji w celach genealogicznych, w tym do tzw. kopert dowodowych, które mogą zawierać istotne informacje historyczne o ich rodzinach, w tym o pobycie w obozach koncentracyjnych.

Problem ten został zidentyfikowany przez rzecznika praw obywatelskich w wystąpieniu z dnia 22 sierpnia br., w którym wskazano na brak jasnych i jednoznacznych zasad dostępu do dokumentów osobistych zmarłych przez ich bliskich. Obecne przepisy ustawy o dowodach osobistych, w szczególności art. 75, wymagają wykazania przez wnioskodawców interesu prawnego, co w praktyce stwarza znaczne bariery.

Organy administracyjne w różny sposób interpretują przesłanki dostępu, co prowadzi do niejednolitych decyzji i rozbieżnego orzecznictwa sądów administracyjnych. Obywatele poszukujący swojej tożsamości historycznej są zmuszeni do prowadzenia długotrwałych i kosztownych postępowań w sprawach dotyczących podstawowego prawa do poznania historii własnej rodziny i kultywowania pamięci o zmarłych bliskich.

W odpowiedzi na wystąpienie rzecznika praw obywatelskich Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji poinformowało o przygotowaniu zmiany art. 75 ustawy o dowodach osobistych, przewidującej, że członkowie najbliższej rodziny, bez konieczności wykazywania interesu prawnego, będą mogli zapoznać się z dokumentami znajdującymi się w dokumentacji dowodowej. Zmiana ta ma zostać wprowadzona w ramach projektu ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich.

W związku z powyższym, działając na podstawie art. 14 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 907), proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Na jakim etapie znajdują się obecnie prace legislacyjne nad projektem ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich, w ramach którego ma zostać znowelizowany art. 75 ustawy o dowodach osobistych? Kiedy planowane jest zakończenie uzgodnień wewnątrzresortowych i skierowanie projektu do dalszych prac legislacyjnych?
2. Jakie konkretnie zmiany przewiduje projekt w zakresie dostępu członków najbliższej rodziny do dokumentacji dowodowej zmarłych bliskich? Jak w projekcie zdefiniowane zostanie pojęcie „członkowie najbliższej rodziny” i czy obejmie ono małżonków, wstępnych, zstępnych i rodzeństwo?
3. Jakie działania podejmuje ministerstwo w celu ujednolicenia praktyki organów administracyjnych w sprawach już toczących się, do czasu wejścia w życie nowych przepisów? Czy wydane zostaną wytyczne dla urzędów w zakresie interpretacji obecnych przepisów?
4. Czy rozważane są rozwiązania przejściowe dla osób, których wnioski zostały odrzucone przed wejściem w życie nowych regulacji? Czy takie osoby będą mogły ponownie złożyć wnioski bez dodatkowych opłat?
5. Czy ministerstwo dysponuje danymi dotyczącymi liczby wniosków o dostęp do dokumentacji dowodowej zmarłych osób składanych rocznie oraz odsetka wniosków odrzuconych z powodu braku wykazania interesu prawnego?
6. Jakie działania ministerstwo podejmuje lub planuje podjąć w celu zwiększenia świadomości obywateli o ich prawach w zakresie dostępu do dokumentów zmarłych bliskich oraz uproszczenia procedur w tym obszarze?
7. Czy nowelizacja przewiduje zwrot opłat administracyjnych w przypadku niemożności udostępnienia dokumentacji przez urząd z przyczyn organizacyjnych?
8. Jakie mechanizmy egzekwowania terminowego przekazywania dokumentacji do archiwów oraz zapewnienia dostępu do dokumentów mimo opóźnień w archiwizacji planuje wprowadzić ministerstwo?

Z wyrazami szacunku

Paulina Matysiak
Posłanka na Sejm RP